Ihr BEM-ExpertenSystem ist so individuell wie Ihre Organisation!
Buchen Sie nur die Module, welche Sie auch tatsächlich nutzen möchten.
Für Berater, die BEM Beratung als Dienstleistung erbringen, bieten wir
spezielle Berater-Versionen mit zusätzlichen Funktionen an.
Alle Module sind frei miteinander kombinierbar und unabhängig voneinander einsetzbar.
Das Basis BEM-ExpertenSystem mit allen grundlegende Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten.
Das Basis-Modul enthält alle grundlegenden Funktionen des Systems, wie das Erstellen und die Verwaltung der BEM-Akte, die Erzeugung der Schreiben und die Termin-, Aufgaben- und Maßnahmenplanung.
Automatisierter Import der Stammdaten und Fehlzeiten aus Ihrem Personalsystem
Die BEM-Anspruchsberechtigte werden vollautmatisch und tagesaktuell ermittelt, unter Berücksichtigung der laufenden Fälle. Das manuelle Eintragen der Mitarbeiterdaten entfällt.
Individuelle Konfiguration von Rollen und Teams mit verschiedenen Berechtigungen
Realisieren Sie z.B. eingeschränkte Zugriffe für einzelne Standorte oder definieren Sie separate Rollen für Integrationsteams, Betriebsräte oder Führungskräfte.
Umfangreiche Möglichkeiten zur unternehmensweiten Auswertung und Analyse des BEM
Zahlreiche Standardreports und individuell angepasste Reports erleichtern die Koordination, Evaluation und Optimierung Ihres BEM-Verfahrens.
Verwaltung der BEM-Termine mit Outlook und Ablage von E-Mails in der BEM-Akte
Auf Wunsch wird der BEM-Kalender ohne Ihr Zutun mit ihrem Outlook-Kalender synchronisiert. E-Mail können automatisch der entsprechenden BEM-Akte zugeordnet werden.
Detaillierte Live-Reports mit zahlreichen Kennzahlen
Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre laufenden und abgeschlossenen BEM-Fälle und kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer BEM-Maßnahmen en détail – in Echtzeit und ganz ohne Download.
Digitale Signatur für rechtssichere Unterschriften im BEM-Prozesses
Fordern Sie einfach und unkomplizierte die digitale Unterschrift auf Einwilligungserklärungen, Gesprächsprotokollen und Integrationsvereinbarungen an.
Digitale Fragebögen und Formulare im BEM-Prozess
Ob es um eine Selbsteinschätzung oder um Feedback zum BEM-Verfahren geht – holen Sie einfach und unkompliziert die Meinung des anspruchsberechtigten Mitarbeiters ein.
Standortunabhängige BEM-Gespräche – browserbasiert und DSGVO-konform
Das integrierte Videokonferenzsystem ermöglich die Durchführung von BEM-Gesprächen oder anderen Meetings über den Standort hinweg.
iPad-Integration zur Realisierung eines vollständig digitalisierten BEM-Prozesses
Bearbeiten und Unterschreiben Sie die BEM-Dokumente auf dem iPad – auch Offline. Alle Dokumente werden automatisch mit der BEM-Akte synchronisiert.
Automatischer Versand von Anschreiben und Erinnerungen über die Deutsche Post
Lassen Sie die Deutsche Post das Ausdrucken, Eintüten und Verschicken Ihrer Einladungs- und Erinnerungsschreiben übernehmen.
Gerne lassen wir Ihnen weitere Informationen zukommen, oder stellen Ihnen das BEM-ExpertenSystem persönlich vor.
Laden Sie sich unseren aktuellen Produktflyer herunter. So haben Sie alle Informationen immer griffbereit.
Im Folgenden finden Sie die vollständige Funktionsliste des BEM-ExpertenSystems, gruppiert nach den einzelnen Modulen.
Weitreichende Terminfunktionen mit übersichtlicher Darstellung aller Termine. Ermöglicht auch Termine mit mehreren Beteiligten.
Hinterlegung von zu einem BEM-Fall geplanten Maßnahmen mit Angabe von Verantwortlichen, Zielterminen und aktuellem Status zur Maßnahmenüberwachung.
Aufgabenplanungsfunktionen mit aktivierbarer Erinnerungsfunktion und übersichtlicher Darstellung aller Aufgaben.
Erfassung von Kosten (z.B. für einzelne Maßnahmen) und Kostenträger, sowie Leistungszeiträumen.
Sichere Speicherung aller zusätzlichen Informationen in der BEM-Akte.
Hochladen und Verwalten der erzeugten Schreiben und zusätzlicher Dateianhänge.
Speichern der Krankheitsbilder (z.B. Skeletterkrankungen, Herz-/Kreislauferkrankungen). Diese können die Basis für weitere BGM-Maßnahmen – unabhängig von dem BEM-Verfahren – bilden.
Sichere Dokumentation der E-Mail Kommunikation zwischen BEM-Berater und Mitarbeiter in der BEM-Akte.
Nicht nur externe BEM-Berater müssen oft Rechenschaft über den entstandenen Aufwand ablegen. Die erfassten Zeiten können dank entsprechender Auswertungen auch für die einfache Rechnungserstellung genutzt werden.
Tragen Sie die Mitarbeiter Stammdaten neuer BEM-Fälle bequem über eine Eingabemaske ein.
Einwilligungserklärung, Folgegespräch, Rückmeldung zur Terminvereinbarung, Terminverschiebung, Termin beim Werksärztlichen Dienst, Anforderung Unterlagen, Beendigung BEM
Das Layout der Schreiben kann der Anwender eigenständig in Word ändern – ähnlich einer Serienbrief-Vorlage.
Neben den Standardschreiben können wir für Sie weitere Schreiben umsetzen und zur Verfügung stellen.
Dank der MS Word-Integration können Schreiben direkt aus dem System zur Bearbeitung geöffnet werden. Jede Dokumentenänderung wird vollautomatisch im System festgehalten und das geänderte Dokument muss nicht wieder manuell an die BEM-Akte gehängt werden.
Das Layout der Oberfläche kann einfach angepasst werden. Wenn gewünscht passen wir es an Ihr Corporate Design an.
Welche Spalten Sie in den einzelnen Listen sehen, können Sie einfach selber definieren.
Definieren Sie selbst, welche Stammdaten in der BEM-Akte sichtbar sein sollen.
Jede Auswahlbox im System, egal ob Typen von Maßnahmen, Krankheitsbilder, Kosten etc. können Sie selber ändern und anpassen.
Sie können die Standard-Prozessschritte gemäß Ihren Anforderungen anpassen.
Legen Sie selbst fest, welche Module (Portlets) an welcher Stelle erscheinen sollen.
Auf Wunsch betreiben wir das System für Sie in einem BSI zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
Anbindung an ein bestehendes LDAP-System, z.B. Microsoft Active Directory
Anbindung an Ihr SSO-System (z.B. CA Siteminder, SAML, OpenID etc.)
Zwei Standardrollen für den Personaler und den Administrator.
Daten der Übersichtslisten können im Excel-Format exportiert werden.
Aufbau einer geschützten Wissensdatenbank über das integriertes Wiki-System.
Sie können auf Dokumente direkt im Datei-Explorer zugreifen, diese ändern oder an BEM-Fälle anhängen ohne den Browser zu verwenden.
Mittels Auswertungen aus dem führenden Personalsystem (z.B. SAP, P&I Loga, Kidicap, etc.) importiert das System vollautomatisch die Stammdaten der Mitarbeiter.
Alle BEM-relevanten Fehlzeiten werden aus dem Zeiterfassungssystem importiert und automatisch nächtlich verarbeitet und ausgewertet.
Anhand der importierten Fehlzeiten ermittelt das System automatisch die BEM-Anspruchsberechtigten.
Auf Wunsch legt das BEM-ExpertenSystem im Zuge der nächtlichen Kalkulationen automatisch BEM-Fälle für die Mitarbeiter an, welche die Schwelle von 42 Kalendertagen oder 30 Arbeitstagen überschreiten.
Mithilfe der komfortablen Suche über alle Mitarbeiter-Stammdaten können Sie auch für Selbstmelder bequem einen BEM-Prozess starten, ohne die Stammdaten übertragen zu müssen.
Wir stimmen mit Ihnen eine auf Sie individuell zugeschnittene Konfiguration von Rollen und Rechten ab und richten sie im System ein.
Sie können Teams (Personengruppen) definieren und diesen einen eingeschränkten Zugriff auf das System erlauben (z.B. darf nur Mitarbeiter sehen, die im Standort „Minden“ tätig sind – aber nur wenn sie nicht der Leitungsebene E1 oder E2 angehören).
Führungskräfte können nur bei Ihren unterstellten Mitarbeiter sehen, welche unternehmerischen Maßnahmen (nicht die persönlichen) geplant sind. Sie sehen keine Gesprächsprotokolle etc.
Der Zugriffsrechte können für jeden BEM-Fall individuell pro Beteiligten am BEM Fall gesetzt werden.
Beinhaltet die vier Standardauswertungen zur BEM-Fälle-, Kosten- , Maßnahmen- und Terminübersicht.
Wir unterstützen Sie bei der Definition einer individuellen Auswertung und implementieren diese für Ihr System.
Report zur Auswertung der gebuchten Zeitaufwände in den einzelnen BEM-Fällen.
Die umfangreiche Outlook-Kalendersynchronisation per EWS ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihres BEM-Kalenders direkt in Outlook. Änderungen werden in beide Richtungen automatisch synchronisiert.
Dank der E-Mail-Synchronisation per IMAP oder EWS werden E-Mails automatisch an die entsprechende BEM-Akte gehängt.
Wir unterstützen und beraten bei der Abstimmung mit Ihrer IT und begleiten auf Wunsch auch die Konfiguration und die Testphase der EWS- oder IMAP-Integration.
Über 40 Charts zeigen den aktuellen Stand und liefern Zahlen über den Verlauf von gemeldeten BEM-Fällen, Maßnahmen, Terminen, Krankheitsbildern, Fehlzeiten und vielem mehr. So erkennen Sie Verbesserungs- und Optimierungsmöglichkeiten und verschaffen sich einen Überblick über den Erfolg des BEM-Verfahrens
Zahlreiche Filter ermöglichen die sekundenschnelle Ausgabe genau der Daten, die Sie in diesem Moment benötigen.
Sämtliche Kennzahlen sind sowohl als Excel- als auch als CSV-Datei downloadbar.
Auf Knopfdruck können Sie von ausgewählten Beteiligten die digitale Unterschrift auf Dokumenten aller Art (z.B. Einwilligungserklärung, Gesprächsprotokoll) anfordern.
Für die Realisierung der digitalen Signatur setzen wir auf bewährte Verfahren wie Adobe Sign oder DocuSign.
Mithilfe der digitalen Signatur ist nun endlich auch die Einladung zum BEM volldigital – ohne einscannen von Papierdokumenten – möglich.
Die Selbsteinschätzung eines Mitarbeiters oder ein Feedback zum BEM-Verfahren holen Sie mithilfe des Fragebogen-Moduls unkompliziert und digital ein.
Evaluieren Sie mithilfe von Fragebögen, wie erfolgreich ihr BEM-Verfahren ist, und wie es zur Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter beiträgt.
Vergleichen Sie die abgegebenen Antworten auf Knopfdruck miteinander und lassen Sie sich das Ergebnis übersichtlich anzeigen.
Das integrierte Videokonferenzsystem wird auf einem BSI-zertifizierten Server in Deutschland betrieben und erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO. Mit individuellen Passwörtern lässt die Sicherheit sich zusätzlich erhöhen.
Für die Teilnahme an einem Online-Meeting ist keine lokale Installation nötig. Über eine iOS- oder Android-App ist die Nutzung auch über Smartphone oder Tablet möglich.
Ob ad hoc oder lange geplant, vom BEM-Gespräch bis zum Meeting mit bis zu 70 Personen: Das Videokonferenz-Modul passt sich Ihren individuellen Bedürfnissen an. Es ist mit gängigen Systemen wie Zoom, Microsoft Teams oder Skype vergleichbar, verfügt über eine Outlook-Schnittstelle und ist nahezu unbegrenzt erweiterbar.
Unterschreiben Sie digital Dokumente (wie z.B. Gesprächsprotokolle) direkt nach dem Gespräch. Das aufwändige (und im Hinblick auf den Datenschutz problematische) Ausdrucken und Einscannen der Dokumente entfällt.
Alle Dokumente der BEM-Akte werden automatisch auch mit dem iPad synchronisiert und stehen so jederzeit zur Verfügung.
Bearbeiten Sie die BEM-Dokumente (z.B. ein Gesprächsprotokoll) auch auf einem iPad. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, können die Dokumente wieder synchronisiert werden.
Das BEM-ExpertenSystem erstellt bereits im Basis-Modul die Einladungs- und Erinnerungsdokumente. Diese können nun auf Knopfdruck über die Deutsche Post an den BEM-Anspruchsberechtigten übermittelt werden. Die Post übernimmt das Ausdrucken, Eintüten, Frankieren und die Zustellung der Dokumente.
Die Kosten für den Versand über die E-Post-Anbindung sind deutlich geringer als der übliche manuelle Versand. Der Versand kann zudem dezentral, z.B. aus dem Homeoffice ausgelöst werden.
Die deutsche Post ist ein zertifizierter Dienstleister, der DSGVO und aktuelle IT-Security-Standards seit Jahren umsetzt. Sie als Kunde schließen mit der Post den entsprechenden Datenschutzvertrag ab. Den Rest übernehmen wir.